Secrétariat téléphonique pour avocat : un agent IA qui répond pendant vos audiences, et le cadre du secret

Au 1er janvier 2024, la France comptait 75 681 avocats, dont 36,1 % exerçaient à titre individuel^[1]. Plus d'un tiers exerce donc sans associé pour décrocher.

Cédric, le standard téléphonique IA, prend vos appels pendant les audiences et les rendez-vous. Il se présente comme agent téléphonique IA, reconnaît le client qui a déjà appelé, consigne le nom de l'appelant et l'objet de sa demande, et pose les questions que vous avez écrites : la matière, l'existence d'une échéance proche. Il réserve ensuite un rendez-vous dans votre agenda Google ou Outlook, et répartit les consultations entre les agendas des associés. Chaque appel donne lieu à un compte rendu par e-mail.

Quand la situation demande une voix humaine, par exemple un litige ou une mise en demeure, Cédric transfère l'appel vers la personne dont vous avez réglé le numéro. C'est le cas d'un proche qui appelle depuis un commissariat : une personne gardée à vue peut demander un avocat dès le début de la mesure, et si l'avocat choisi ne peut être contacté ou se présenter dans un délai de deux heures, un avocat commis d'office est désigné par le bâtonnier^[5].

Les questions courantes trouvent leur réponse dans la base de connaissances du cabinet : vos horaires, vos domaines d'intervention, le tarif de votre première consultation si vous l'avez saisi. Vos honoraires, eux, se fixent par une convention écrite, qui informe le client du mode de calcul et du montant^[6].

Autour du téléphone, Ethan, le tableau de bord, montre les appels restés sans suite et les prochains rendez-vous. Manon, l'assistante administrative, classe les factures de vos fournisseurs et suit leurs échéances ; les pièces de vos dossiers relèvent du secret et restent chez vous. Hugo, pour les devis, lit les devis en PDF et prépare les relances ; une proposition d'honoraires exportée en PDF peut suivre le même chemin, ce que la démonstration permet de vérifier sur vos propres documents. Jade, côté réseaux sociaux, prépare une publication sur le sujet que vous lui donnez, et vous l'adaptez aux règles de communication de votre profession.

Pour voir Cédric répondre sur vos propres appels, nous contacter pour une démonstration est le plus direct.

La loi du 31 décembre 1971 couvre par le secret les consultations, les correspondances entre l'avocat et son client, les notes d'entretien et toutes les pièces du dossier^[2]. Le règlement intérieur national de la profession précise que ce secret est d'ordre public, général, absolu et illimité dans le temps, et qu'il s'étend au nom des clients et à l'agenda de l'avocat^[3].

Ce dernier point touche directement un accueil téléphonique. Savoir qui a appelé votre cabinet, et quand il y a rendez-vous, c'est déjà détenir une information protégée. Le même règlement vous impose de faire respecter le secret par votre personnel et par toute personne qui coopère avec vous, et vous rend responsable des violations commises^[3]. Un prestataire d'accueil entre, selon notre lecture, dans ce cercle. La révélation d'une information à caractère secret est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende^[4].

Quand Cédric décroche, le rendez-vous s'inscrit dans votre agenda et le compte rendu, qui porte le nom de l'appelant, part par e-mail. Les données sont hébergées à Paris et les prestataires qui interviennent dans la conversation figurent dans notre politique de confidentialité. Le texte de l'échange est effacé à la fin de l'appel par défaut ; si vous activez la conservation, la transcription est gardée pendant la durée que vous fixez, et celle d'un appel interrompu reste attachée à la fiche jusqu'à ce que vous la supprimiez.