Secrétariat téléphonique externalisé : prix relevés, horaires couverts et alternative par IA

Un secrétariat téléphonique externalisé, qu'on appelle aussi télésecrétariat ou permanence téléphonique, est un service où des télésecrétaires répondent à vos appels à distance, au nom de votre entreprise. Vous renvoyez votre ligne vers un numéro que le prestataire vous attribue. La personne qui décroche suit vos consignes : elle prend le message, fixe un rendez-vous dans votre agenda ou vous passe l'appel.

Son syndicat professionnel, le SIST, déclare 90 entreprises adhérentes et 19 millions d'appels traités en 2024^[8]. Ce sont ses propres chiffres, sur ses seuls adhérents, sans méthode publiée.

Parmi les spécialités qu'affichent les prestataires relevés pour cette page figurent les cabinets médicaux, les avocats, les notaires, les experts-comptables et les agences immobilières^[2][4] : des professions où l'on reçoit des appels pendant qu'on travaille.

Nous n'avons trouvé aucun prix moyen publié du télésecrétariat, ni à l'Insee ni auprès du syndicat du secteur, et les fourchettes lues en ligne ne citaient ni échantillon ni méthode : nous ne les reprenons pas. Restent les grilles des prestataires eux-mêmes. En voici sept, lues le même jour.

Ce que le prix d'entrée ne dit pas

Ces grilles ne se comparent pas ligne à ligne, car la durée comprise dans un appel varie. Chez Thelem, un supplément de 0,89 € HT s'ajoute par bloc de soixante secondes au-delà de trois minutes^[1]. Chez Call and Co, chaque appel comprend deux minutes de traitement, puis le temps est facturé 0,02 € par seconde^[4].

Regardez aussi le dépassement. Un forfait de cinquante appels ne s'arrête pas au cinquante et unième : l'appel supplémentaire coûte 1 € HT chez Telib^[2] et 1,43 € HT dans la formule d'entrée de Call and Co, d'après son configurateur^[4].

C'est le point le plus net des grilles relevées. Six des sept prestataires du tableau répondent en journée, et cinq d'entre eux ajoutent le samedi matin. Thelem annonce un élargissement de 6 h à 22 h, du lundi au samedi^[1]. Une réponse par une personne la nuit et le dimanche n'apparaît que chez A3COM, qui l'annonce comprise^[7], et chez Call and Co, qui la vend dans une formule distincte^[4].

Une personne répond à ce qui sort du cadre prévu.

• L'appel qui déraille. Face à un client en colère ou à une demande confuse, une personne écoute et décide.
• Les métiers à expertise. Un cabinet médical ou juridique a besoin de quelqu'un qui connaît ses priorités. Des prestataires gèrent directement des agendas médicaux comme Doctolib ou Maiia^[3].
• Les langues. Thelem comprend l'accueil bilingue dans son abonnement^[1].
• Le SMS. Rappels et notifications par SMS figurent dans plusieurs grilles^[2][3].
• Le dépassement. Dans les grilles qui l'affichent, le forfait atteint, le secrétariat continue de répondre et facture l'appel en plus^[4].

Un agent téléphonique IA occupe un autre terrain que la télésecrétaire : les heures où le secrétariat est fermé, et la prise de rendez-vous.

• Les heures où le secrétariat est fermé. Il décroche à 21 h comme à 10 h, le dimanche et les jours fériés compris.
• La régularité. Il pose à chaque appel les questions que vous avez écrites, et a pour consigne de ne répondre qu'avec les informations que vous lui avez données.
• L'agenda en direct. Il propose un créneau libre et l'inscrit pendant l'appel, sans rappel ni ressaisie ; le client reçoit sa confirmation par e-mail ou par WhatsApp, puis un rappel la veille.
• La trace écrite. Chaque appel mené à son terme laisse un compte rendu, envoyé par e-mail.

Une obligation l'accompagne. L'article 50 du règlement européen sur l'IA, applicable depuis le 2 août 2026, impose au fournisseur d'un tel système de le concevoir de façon que les personnes sachent qu'elles échangent avec une IA, sauf quand cela ressort clairement du contexte^[9].

Des prestataires le font déjà. ClicFone vend une formule où ses télésecrétaires répondent en journée et où un agent IA prend la nuit, le dimanche et les jours fériés, à 599 € TTC par mois^[3].

Vous pouvez construire ce partage vous-même. La journée reste au secrétariat, qui connaît vos habitudes ; le soir et le week-end vont à l'agent IA. Un point pratique : le renvoi d'appel se règle chez votre opérateur. Passer d'un numéro à l'autre selon l'heure suppose de le modifier à la main, ou par une programmation horaire si votre opérateur en propose une.

Deux pages par métier y reviennent : l'IA pour cabinet d'expertise comptable et le secrétariat téléphonique pour avocat.

Gardez-le si l'une de ces phrases vous décrit.

• Vos appels touchent à la santé. Un télésecrétariat médical, chez un prestataire dont l'hébergement est certifié pour les données de santé, est le choix prudent.
• Vos appelants attendent quelqu'un qui juge : un justiciable inquiet, un client qui conteste une facture.
• Vous voulez un accueil bilingue, que Thelem inclut par exemple dans son abonnement, ou des rappels par SMS, que plusieurs grilles proposent.
• Vous recevez peu d'appels, aux heures de bureau. Les forfaits d'entrée du tableau couvrent ce besoin.
• Votre secrétariat connaît vos clients et vous en êtes satisfait. Ne changez rien.

Tournez-vous vers un agent IA dans les autres cas : des appels le soir et le week-end, beaucoup de demandes simples, des rendez-vous à inscrire sans attendre. Le comparatif des meilleurs standards téléphoniques IA situe les éditeurs et leurs prix ; le guide de l'agent vocal IA en explique la technique.

Avant tout arbitrage, chiffrez ce que les appels perdus vous coûtent avec le calculateur d'appels manqués. Et si vous hésitez plutôt avec une embauche, nous avons refait le calcul du coût d'une secrétaire.